 |
| Zaenal-Book : Ilusi Rapat Gagal |
Bisnis ataupun berorganisasi rapat merupakan sebuah hal penting dan mendasar dalam mengambil sebuah kebijakan, strategi, ataupun pengembangan.
Seringkali terkadang banyak kita jumpai rapat tidak berjalan efektif. Hal ini terjadi tidak hanya dilingkup Bisnis, Bahkan dilingkup pemerintahanpun sering kita jumpai rapat-rapat pejabat tidak berjalan efektif.
fakta masalah yang sering muncul ketika rapat :
a. Tertidur ketika rapat bahkan yang lebih parah adalah ini terjadi di Rapat Pejabat Negara Kita.
 |
| Zaenal Book : Ilusi rapat Gagal |
b. Tidak fokus, wajah memang menatap pembicara badannya pun didalam ruangan rapat akan tetapi fikirannya entah kemana.
c. Mengobrolkan sesuatu diluar pembahasan. Bukan hal yang aneh ketika rapat ada saja personel yang membahas sesuatu diluar pembahasan. Misal, pengalaman menonton bola, Perkembangan PDKT dengan pasangannya, membahas istirahat mau makan apa, dan lain sebagainya.
 |
| Zaenal Book : Ilusi Rapat Gagal |
d. Terlambat! Khusus ini mungkin dapat dikatakan penyakitnya orang Indonesia. Namun kita tidak boleh membudayakan hal ini, bayangkan saja ketika pemimpin rapat sedang serius membahas permasalahan tiba-tiba ada beberapa personel yang telat atau bahkan semuanya ikut telat.
 |
| Zaenal Book : Terlambat rapat |
e. Peserta rapat tidak mengerti dengan apa yang disampaikan pemimpin rapat atau pembicara.
Nah, berdasar masalah-masalah diatas. Ada beberapa cara untuk meminimalisir atau bahkan mengantisipasi hal tersebut. Adapun hal tersebut yaitu :
1. Tetapkan Tujuan Rapat.
Sebelum memulai rapat harus jelas tujuan diadakannya rapat. Misalnya untuk menggali dan memilih informasi atau saran, Mengeluarkan instruksi, memecahkan masalah. Tujuan rapat ini menjadi tolok ukur atau parameter keberhasilan RAPAT.
 |
| Zaenal Book : Keberhasilan Rapat |
2. Jelaskan Agenda Rapat.
Rencanakan Agenda Rapat atau Kretivitas yang akan dilakukan atau topik-topik apa saja yang akan dijadikan pembahasan. Batasi agenda dan sesuaikan dengan tujuan rapat. Hindari agenda yang menumpuk dan tidak berkaitan dengan rapat. Bahkan pada hal inilah peran dan ketegasan pemimpin rapat dalam mengarahkan rapat agar sesuai dengan tujuan.
Agenda harus diinformasikan sebelum rapat dilaksanakan kepada pihak-pihak terkait.
 |
| Zaenal Book : Rapat Berhasil |
3. Tetapkan Waktu
Alokasikan waktu untuk setiap agenda yang dibuat dan sepakati waktunya. Buat seefisien mungkin agar rapat tidak menjadi penghambat orang melakukan tugasnya.
4. Pilih peserta yang tepat.
Setiap orang yang hadir dalam rapat harus memiliki kontribusi terhadap tercapainya tujuan rapat yang dilaksanakan.
Artinya peserta harus memberikan pendapat/ide dan bahkan dapat berperan dalam pengambilan keputusan.
Untuk itu peserta yang hadir harus mempersiapkan diri semaksimal mungkin, persiapan dapat berupa ide, informasi, ataupun data yang terkait dengan tujuan dan agenda pembahasan.
5. Alat Bantu
Ruang dan sarana prasarana harus memadai. Pastikan semua sarana pendukung dapat menunjang kelancaran rapat bukan sebaliknya. Jangan sampai ruangan rapat terlalu sempit, panas, sehingga suasana tidak nyaman dan memancing emosi. Peralatan menghambat dan membuat fokus peserta ke hal diluar pembahasan juga dapat mengganggu, maka harus dipastikan dapat menunjang kelancaran rapat.
 |
| Zaenal Book : Rapat Berhasil |
 |
| Masalah amaan terkendali !! |
Demikian artikel tentang Rapat semoga bermanfaat.
Pustaka :Alvonco, Johnson.2014.Practical Communication Skill. Jakarta:PT Gramedia.
Ditulis Oleh : Zaenal Mustopa. S.E
Jangan lupa Baca juga :
10 CIRI-CIRI KARYAWAN BERMASALAH DAN CARA MENGATASINYA !